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Gestion de pointage

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Une fois le pointage instauré dans l'entreprise, il appartient à l'employeur d'en assurer la gestion au quotidien.

Passées les phases de choix de la pointeuse et d'un logiciel de pointage ainsi que de la mise en place du pointage au travail, l'employeur doit assurer la gestion quotidienne de son système de pointage.

La gestion du pointage est à la fois administrative, RH et juridique.

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Gestion de pointage : durée d'archivage des données

S'il est informatisé et numérisé, le système de pointage produit des documents écrits qu'il faut conserver en respectant des délais légaux.

Le pointage a pour but de respecter l'obligation légale de pointage qui pèse sur l'employeur.

Cela se traduit par le contrôle et le décompte du temps de travail des salariés en vue :

  • de les payer,
  • de calculer et/ou payer des charges et taxes assises sur leur paiement.

Cette obligation légale génère l'impression de documents et/ou formulaires que l'employeur doit :

  • archiver,
  • conserver pendant un certain délai pour pouvoir les présenter sur demande, notamment celle d'agents de contrôle (inspection du travail, Urssaf et Fisc).

Voici un tableau sommaire rappelant la durée légale de conservation des documents administratifs :

Gestion de pointage
Domaines Documents à imprimer Formulaires à imprimer Durée de conservation (1)
Temps de travail Récapitulatifs. DADS (Déclaration annuelle de données sociales) + Cerfa (si exonérations de cotisations sociales et/ou taxes). 5 ans
Paie Bulletins de salaire.
Cotisations Bordereaux de paiement. 3 ans
Taxes/impôts sur les salaires 4 ans (année en cours incluse).

(1) Comme le délai de prescription relatif aux demandes de salaire est le plus long de tous les délais, il faut conserver au moins cinq ans tous les formulaires et documents.

Gestion de pointage : soigner les ressources humaines

Gérer le pointage c'est gérer les réactions, comportements et demandes des salariés et/ou de leurs représentants ainsi que des agents de contrôle face au système de pointage.

Pour faire fonctionner le pointage dans l'entreprise, l'employeur doit en gérer les aspects organisationnels, RH et donc relationnels.

Voici un tableau indicatif des différents points importants que comporte la gestion RH du pointage :

Gestion de pointage
Organisation et discipline Droit d'accès et de rectification des salariés Droit d'accès des représentants du personnel Droit d'accès des agents de contrôle
Pour informer + contraindre les salariés à observer les procédures liées au pointage : rédaction et transmission aux salariés de :
  • règlement intérieur de l'entreprise,
  • notes de service,
  • cahier des procédures.
Organisation de l'accès aux documents et/ou données recueillis, traités et issus du pointage (dont ce qui est imprimé) éventuellement pour les faire rectifier si erreur :
  • documents récapitulatifs de temps de travail,
  • données personnelles et/ou nominatives.
Organisation de l'accès aux documents et/ou données recueillis, traités et issus du pointage pour :
  • Inspection du travail,
  • Urssaf,
  • Fisc.
Oubli, refus ou obstacle à l'accès de la part de l'employeur
Difficulté voire impossibilité pour sanctionner ou licencier un salarié refusant ou oubliant de pointer sauf risque de perte de procès prud'homal par employeur. Risque de procès :
  • pénal avec paiement d'amendes et/ou peine de prison,
  • prud'homal avec :
    • paiement de dommages et intérêts,
    • retrait du système de pointage.
Risques :
  • redressement,
  • remboursement d'aides obtenues,
  • procès pénal avec paiement d'amendes et/ou peine de prison.

À noter : à partir du moment où les salariés ont été clairement informés des modalités de fonctionnement du pointage et de leurs droits et obligations en la matière, ils doivent observer les règles et/ou procédures fixées par l'entreprise. De la sorte, ils ne peuvent refuser de pointer sous peine de sanction disciplinaire. De même, l'employeur peut sanctionner toute fraude. Exemple : pointage d'un salarié à la place d'un autre pour couvrir une absence. La sanction peut aller jusqu'au licenciement pour faute dans tous les cas.

Gestion de pointage : obligations juridiques de l'employeur

Le pointage permet à l'employeur de prouver qu'il satisfait à plusieurs obligations dont celles concernant :

  • le contrôle et le décompte du temps de travail,
  • le paiement du salaire exact et strictement conforme au temps travaillé.

Cela permet à l'employeur d'exercer son pouvoir de direction afin de :

  • contraindre les salariés à respecter leurs horaires,
  • constater les manquements en la matière.

Mais si le contrôle du temps de travail se double d'un contrôle de l'activité même des salariés :

  • par exemple : surveillance des allées et venues du personnel itinérant,
  • l'employeur doit avoir informé la CNIL et les salariés eux-mêmes de ce double rôle de la pointeuse : décompte du temps de travail + surveillance,
  • à défaut, toutes les preuves tirées du système de pointage que l'employeur pourra produire en cas de procès seront considérées comme non valables. Les sanctions et licenciements pris sur la base de ces preuves seront considérés comme abusifs.

Attention ! le pointage doit découler d'un système fiable et infalsifiable pour être valable notamment pour justifier des durées de travail accomplies et des montants de salaire payés en application de ces durées. À défaut, des réclamations de salariés sont possibles et risquent d'être accueillies devant un tribunal avec pour conséquence le paiement de rattrapages de salaire et dommages-intérêts par l'employeur.

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